Woordvoering en pers

Berichten van en over de gemeente Hollands Kroon in de media – pers, televisie, radio, internet en sociale media – hebben invloed op het beeld en het gevoel van verbondenheid dat inwoners, ondernemers, instellingen en andere doelgroepen hebben van de gemeente. Daarom gaat de gemeente zorgvuldig om met haar mediacontacten.

Een goede relatie met de media is belangrijk; we zijn van elkaar afhankelijk. De pers heeft actuele en juiste informatie van de gemeente nodig om als waakhond van de overheid onafhankelijk verhalen te kunnen vertellen aan hun lezers. De gemeente heeft de pers nodig om haar boodschap goed en duidelijk over het voetlicht te brengen. Ook is de media belangrijk voor de gemeente om te zien wat er speelt en leeft in de samenleving.

Dit persprotocol is een strategische aanpak die we hanteren om informatie te delen met/via de media. Het doel is om onze boodschap helder en duidelijk over te brengen, onze zichtbaarheid te vergroten en begrip voor de keuzes van de gemeente te bevorderen. Ook ingegeven door het onderzoek naar de vestiging van datacenters in de gemeente, waarbij onder ander is aangegeven dat stevige en proactieve woordvoering kan helpen om alle perspectieven – ook dat van de gemeente- onder het voetlicht te brengen, en het bredere verhaal te vertellen. Een goed persprotocol draagt ook bij aan het opbouwen en behouden van een goede reputatie. Kortom, een goed persprotocol helpt bij effectieve communicatie met de media en onze inwoners, ondernemers, instellingen en andere doelgroepen.

Het coördineren van perscontacten gebeurt vanuit team Communicatie. Bij deze contacten is belangrijk:

• relevantie (is dit van belang voor de inwoners);
• nieuwswaarde (is dit nog niet bekend, of moet het bekender gemaakt worden);
• proactief;
• transparant en;
• waar het kan in goede samenwerking.

Deze uitgangspunten staan hieronder verder uitgewerkt.

1. Openbaarheid en uitzonderingen daarop

Alle gemeentelijke informatie is in principe openbaar. Dus ook de informatie die door de pers wordt opgevraagd. Openbaarheid staat in dienst van het recht op informatie en de publieke controle op overheidshandelen. Iedereen kan op basis van de Wet open overheid (Woo) informatie opvragen. Een persvraag is in zekere zin ook een Woo verzoek. In de Woo zijn 2 soorten uitzonderingen op de openbaarheid vastgelegd:

1. Bij absolute uitzonderingsgronden zoals persoonsgegevens, tenzij deze persoon uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven tot openbaarmaking van deze gegevens, of in belang van de veiligheid van de Staat wijkt de openbaarheid zonder meer.
2. Daarnaast zijn er relatieve uitzonderingsgronden, zoals de bescherming van economische of financiële belangen, bedrijfs- en fabricagegegevens, opsporingsbelangen of privacybelangen voor het goed functioneren van de Staat of andere publiekrechtelijke organen en bestuursorganen. In die gevallen maakt de gemeente een afweging tussen het algemene belang van openbaarheid en de bescherming van andere belangen die in het geding kunnen zijn.
   

2. Betrouwbaarheid gemeentelijke informatieverstrekking

De informatie die de gemeente verstrekt in antwoorden op persvragen, media/persgesprekken, persberichten, interviews en ingezonden stukken is integer (naar eer en geweten verstrekt), verifieerbaar, eenduidig en begrijpelijk.

3. Proactief

Als gemeente werken we met en voor de samenleving. Hierover communiceren we proactief via onze kanalen en de media. We houden voortdurend bij wat er in de gemeente gebeurt en wat er in de media en op sociale media over ons wordt gezegd. Die signalen komen bij team Communicatie binnen via mediamonitoring, maar ook via teams zoals Gebiedsregie, Kernbeheer, buitendienst en anderen. We passen onze berichtgeving hierop aan, spelen hierop in en benaderen zelf proactief de media.

4. Raad en griffie

Bij collegevoorstellen waarover de gemeenteraad zich nog moet uitspreken, maakt het college in zijn communicatie expliciet het voorbehoud van besluitvorming door de raad. Bijvoorbeeld: Het college heeft besloten om aan de gemeenteraad een voorstel voor te leggen om …. etc. Hiermee is de rolverdeling tussen college en raad en de fase van besluitvorming duidelijk. Over zaken die het onderwerp zijn van (een initiatiefvoorstel van) de raad, communiceert het college niet, maar laat dit aan de raad(sfracties).

5. Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Het college van burgemeester en wethouders is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle woordvoering namens het college. Waar mogelijk wordt met 1 mond gesproken. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over wie waarover wanneer naar buiten treedt en dat is tijdig afgestemd met betrokken bestuurders en waar nodig met externe partners.

6. Altijd vanuit de woordvoerders

De gemeente voorziet de media actief en reactief van relevante, nieuwswaardige, informatie, onder meer met persberichten, persgesprekken, (representatie/werk)bezoeken of interviews. Dit loopt uiteen van de berichten uit de wekelijkse B en W-vergadering tot aankondigingen van werkzaamheden in een dorp. Voor nieuwswaarde wordt gekeken naar wat dit nieuws anders maakt dan alles wat al bekend is. Voor relevantie wordt gekeken naar het persoonlijk belang van inwoners, ondernemers en instellingen in relatie tot bepaalde trends of maatschappelijke ontwikkelingen.

In de persberichten zit een evenwicht tussen vooruitkijken (plannen, nieuw beleid) en terugkijken (evaluaties, uitvoering). En zowel nieuws met positieve en/of negatieve impact wordt actief naar buiten gebracht. Bij bestuurlijk belangrijke onderwerpen worden raadsleden eerder of tegelijkertijd met de pers geïnformeerd via een memo of doorbeantwoording van politieke vragen.

De beantwoording van alle persvragen en verzoeken loopt via team Communicatie. Bestuurders en medewerkers verwijzen bij een vraag van een journalist door naar team Communicatie. Zie verder in hoofdstuk 3, richtlijn woordvoering.

De griffie beantwoordt persvragen die gaan over raadsaangelegenheden.

7. Embargo en exclusiviteit

Embargo’s worden opgelegd bij het uitreiken van (gemeentelijke) onderscheidingen. En als het om ingewikkelde stukken gaat waarover de media vooraf kennis mag nemen om gericht vragen te kunnen stellen. De gemeente hanteert bij een embargo de regels die de Raad voor de Journalistiek hiervoor heeft opgesteld. Zie hiervoor hoofdstuk 5, Tien spelregels van het embargo. Bij het embargo wordt altijd een duidelijke einddatum en -tijd gecommuniceerd. Hierbij wordt geen onderscheid tussen verschillende media gemaakt. Wel kunnen voorgesprekken onder embargo plaatsvinden met bijvoorbeeld weekbladen, zodat zij het nieuws tegelijk kunnen brengen met de andere media. Er kan ook voor worden gekozen om een verhaal/nieuws exclusief aan een of meer lokale/regionale/landelijke media te gunnen. Zij mogen dit nieuws dan als eerste brengen. Bijvoorbeeld bij een onderwerp waar een mediapartij al eerder (grote/veel) interesse voor heeft.

8. Alertheid op mediagevoelige onderwerpen

De woordvoerders, team Communicatie en ambtenaren signaleren belangrijke ontwikkelingen in de portefeuilles, waar de media interesse in (kunnen) hebben. En stemmen met de betrokkenen af hoe de gemeente hiermee naar buiten kan treden.

9. Media bij openbare bijeenkomsten van de gemeente

Als pers aanwezig is bij een openbare bewoners-/informatiebijeenkomst, worden bewoners hierover ingelicht bij de start van de bijeenkomst. Vervolgens worden, als dat nodig is, afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat bewoners vrijuit kunnen spreken tijdens de bijeenkomst en pers de gelegenheid krijgt daarvan verslag te doen.

Al het nieuws van de gemeente Hollands Kroon wordt in eerste instantie als nieuwsbericht gepubliceerd op www.hollandskroon.nl/actueel. Inwonerscommunicatie in heldere en duidelijke taal staat hierbij voorop. Dit bericht kan door team Communicatie in de vorm e-mail met begeleidende tekst plus een link naar het bericht op onze website naar de pers worden gestuurd. Er kan ook voor worden gekozen hier een aanvulling op te doen in de e-mail. Bijvoorbeeld een persbericht als bijlage met uitgebreide(re) achtergrondinformatie. In de toekomst komen persberichten automatisch bij de media terecht via een nieuwsbrief koppeling vanuit onze website.

De beantwoording van persvragen loopt via de woordvoerders of de griffie (bij vragen over raadszaken). Bestuurders en ambtenaren verwijzen journalisten altijd door naar een woordvoerder van team Communicatie via pers@hollandskroon.nl of de perstelefoon 088 – 321 5230. De woordvoerders doen de intake en bereiden in afstemming met inhoudelijke medewerkers een antwoord voor en adviseren wie de woordvoering doet. Afhankelijk van de vraag is dat de woordvoerder zelf, een bestuurder, of een inhoudsdeskundige zoals een projectleider.

Beantwoording van persvragen

• De woordvoerders van team Communicatie reageren snel en volledig mogelijk op vragen van de media. Als het mogelijk is, volgt dezelfde werkdag een inhoudelijk antwoord. Als dat niet kan, bijvoorbeeld omdat informatie niet direct beschikbaar is, wordt met de journalist een reactietermijn afgesproken.
• De woordvoerders zijn in werktijd altijd bereikbaar voor de media via pers@hollandskroon.nl en 088 – 321 5230. Buiten werktijd zijn de woordvoerders voor de media in geval van spoed bereikbaar via de perstelefoon 088 – 321 5230.
• De woordvoerders vragen bij een interview altijd of zij vóór publicatie de tekst mogen inzien om deze te mogen corrigeren op feitelijke onjuistheden.
• De woordvoerders registreren lopende en afgehandelde persvragen/antwoorden/contacten en informeren de betrokken bestuurder en ambtenaren over de afhandeling.
• Als de gemeente persvragen krijgt van eenzelfde inhoud en strekking als raadsvragen, beantwoorden de woordvoerders deze in principe, nadat de raadsvragen zijn beantwoord. Hiervan kan in overleg met de betreffende portefeuillebestuurder afgeweken worden.

Woordvoering over nieuw beleid of over politiek-bestuurlijk gevoelige onderwerpen

Bij vragen over een voorstel waarover nog door het college moet worden besloten, of dat politiek-bestuurlijke gevoelig is (kan ook uitvoering van bestaand beleid zijn), gebeurt woordvoering door de woordvoerder en/of bestuurder. Zij sparren met beleidsmedewerkers, de communicatieadviseur(s) en de bestuurder(s). En adviseren wie het woord voert (bestuurder of woordvoerder) en zorgen dat het antwoord wordt gegeven.

Woordvoering over onderwerpen zonder politiek-bestuurlijke gevoeligheid

Ook deze vragen komen binnen bij de woordvoerders van team Communicatie. De vragen worden uitgezet bij de inhoudelijk medewerker of het betrokken team en wordt in basis gegeven door de woordvoerder. Maar het kan soms ook aan de betrokken medewerker worden overgelaten. De beoordeling hiervan doet de woordvoerder.

Optredens voor radio of tv

Optredens voor radio of tv worden in principe door bestuurders gedaan. In uitzonderingsgevallen kunnen directeuren, programma-/gebiedsregisseurs, projectleiders of inhoudsdeskundigen hun plaats innemen. Dit wordt altijd afgestemd en besproken met de woordvoerders.

Communicatie bij rampen en incidenten  

Als er bij een ramp, incident of crisis wordt besloten tot het instellen van de Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure (GRIP), wordt gewerkt volgens de bijbehorende protocollen voor crisiscommunicatie en niet volgens deze richtlijn.

Perscontacten raad

De griffie coördineert de perscontacten voor de gemeenteraad. De griffie stelt zich neutraal op en geeft voornamelijk procedurele of technische toelichting. Bij de communicatie over raadsbehandeling (raadsinformatieavond, commissie- of raadsvergadering) ligt het accent op het toelichten van de wijze van besluitvorming en toelichting op het raadsbesluit. Voor inhoudelijke uitspraken en/of politieke standpunten verwijst de griffie naar de fractiewoordvoerders of het college.

De media zijn onze partners in het in verbinding staan met onze inwoners, ondernemers en instellingen. Het is daarom belangrijk om in goed contact met elkaar te staan. Vanuit de lokale en regionale media is ook de behoefte aangegeven regelmatig in gesprek te zijn met het college over actuele zaken en besluiten. Daarom organiseren de woordvoerders tweewekelijks een (digitaal) persgesprek voor de media met afgevaardigden van het college van B&W.

Tijdens het persmoment zijn aanwezig:

• Een woordvoerder/communicatieadviseur bestuur van team Communicatie.
  • De burgemeester of locoburgemeester.
  • Een of meerdere bestuurders op basis van de besluitenlijst, actualiteit of vragen. Team Communicatie geeft hierover een advies wat wekelijks bijgevoegd wordt op de agenda van het college.
  • Lokale/regionale journalisten.

Uitnodiging

Iedere dinsdagochtend na vaststelling van de besluitenlijst in het college, verstuurt de woordvoerder een uitnodiging naar de lokale media. In deze uitnodiging wordt gevraagd om vragen te mailen die zij aan het college hebben. Dit mogen vragen zijn op basis van besluitenlijst of andere (actuele) zaken. Op basis van de aangeleverde vragen haalt de woordvoerder informatie op bij de ambtelijke organisatie. Die neemt dit mee ter voorbereiding.

Het persgesprek

Het persgesprek vindt elke week plaats op woensdagochtend van 10.00 tot 10.30 uur. Dit gesprek kan zowel vanuit de media als de bestuurders digitaal worden gevoerd of fysiek in het bestuurscentrum van MFA De Ontmoeting. Het persgesprek wordt voorbereid met de aanwezige/betrokken bestuurders door de woordvoerder. Dit gebeurt 30 minuten voorafgaand aan het persgesprek.

In september 2003 heeft de Raad voor de Journalistiek spelregels opgesteld hoe om te gaan met het embargo. De gemeente Hollands Kroon onderschrijft deze 10 regels. De Raad wil met deze embargospelregels zoveel mogelijk duidelijkheid brengen, zowel bij nieuwsverschaffers (in dit geval de gemeente) als bij journalisten. Een van de belangrijkste pijlers onder de vrijheid van drukpers is de vrijheid van nieuwsgaring. Beperking van het publiceren van nieuws moet daarom uitzondering zijn en uitsluitend het belang te dienen van een kwalitatief zo goed mogelijke nieuwsvoorziening.

1. Een embargo is een overeenkomst. Daarbij verstrekt de nieuwsverschaffer informatie, waarbij de ontvangende partij geheimhouding toezegt gedurende een korte termijn.
2. Een embargo-overeenkomst kan worden gesloten schriftelijk (met een handtekening), mondeling of stilzwijgend (krachtens gewoonte).
3. Een embargo kan niet eenzijdig worden opgelegd.
4. Het doel van een embargo moet zijn: het bevorderen van de kwaliteit van de berichtgeving.
5. Wie een verzoek tot een embargo aanvaardt, moet zich daaraan houden.
6. Wie een verzoek tot een embargo afwijst, moet de nieuwsverschaffer – zo mogelijk – hierover informeren.
7. Publicatie en/of openbaarmaking van onder embargo aangeboden nieuws in andere media betekent opheffing van het embargo.
8. Met betrekking tot de onder embargo verstrekte informatie geldt niet meer het beginsel van vrije nieuwsgaring ten opzichte van de nieuwsbron.
9. Informatie die journalisten verkrijgen uit andere nieuwsbronnen dan degene die om een embargo vraagt, valt niet onder dat embargo.
10. Een embargo doet geen afbreuk aan het beginsel van hoor en wederhoor ten aanzien van de onder embargo verstrekte informatie.

Bij een embargo wordt altijd een einddatum en tijd gecommuniceerd tot wanneer het embargo loopt!

Handelen in strijd met een embargo dat nog van kracht is, vormt in beginsel een gedraging waarmee de grenzen worden overschreden van hetgeen, gelet op de eisen van journalistieke verantwoordelijkheid, maatschappelijk aanvaardbaar is. In gevallen waarin de spelregels niet voorzien, bepalen redelijkheid en billijkheid de te volgen gedragslijn.

Op het pers dashboard staan gelegenheden waar het college bij aanwezig is (representatie) en vaak ook een rol hebben, zoals een openingshandeling of speech. Denk aan een bedrijfsbezoek, evenement, huldiging, onthulling en jubileum of lintje. Het dashboard is openbaar te raadplegen voor alle media. Bij het klikken op een activiteit vindt men meer informatie over die betreffende activiteit. Dit kan ook worden gezien als uitnodiging. De pers is welkom om hierbij aanwezig te zijn. Team Communicatie verstuurt niet van al deze bezoeken ook nog een persuitnodiging via de e-mail. De pers kan dit dashboard zelf raadplegen en bepalen of zij al dan niet langskomen en/of er een bericht over schrijven.