Evenement organiseren, melding of vergunning

• DigiD, E-herkenning met betrouwbaarheidsniveau 2+, of eIDAS
• Een situatietekening/plattegrond van het evenement. Bij de vraag hoe maak ik een tekening staat omschreven hoe de tekening moet worden aangeleverd.
• Een inrichtingstekening van de tent en/of gebouw. Deze uitleg staat ook in de vraag hoe maak ik een tekening.
• Een draaiboek en/of veiligheidsplan. Heeft u een draaiboek? Dan ontvangen we dit graag. Bij aandachtsevenementen is ook een veiligheidsplan nodig.
• Wordt het evenement gehouden in een tent. Dan heeft u een certificaat brandveiligheid nodig. Deze kunt u krijgen bij de leverancier van de tent.
• Wordt er gebruik gemaakt van een terrein wat niet uw eigendom is? Dan is een schriftelijke toestemming van de eigenaar nodig. (inclusief handtekening).
• Gaat u alcohol schenken? Dan is artikel 35 ontheffing nodig. Tevens de verklaringen sociale hygiene, de legitimatiebewijzen en de adresgegevens van de leidinggevenden.
• Betreft het een sportevenement, demonstratie of protestactie? U moet dan aangeven welke route gevolgd gaat worden en de plaatsen waar verkeersregelaars staan.
• Bij inzet verkeersregelaars is een kopie van hun aanstellingsbesluit nodig. Zijn ze nog niet aangesteld? Dan is de e-learning te volgen via verkeersregelaarsexamen.nl. Dit moet ruim van tevoren worden gedaan.

Hier kunt u online een evenementenvergunning aanvragen. Bij het invullen van de aanvraag worden ook vragen gesteld over:

1. het schenken van alcohol;
2. het plaatsen van een tent;
3. het houden van een loterij.

Hier hoeft u geen apart formulier voor in te vullen, wij nemen dit mee in uw aanvraag.

De organisatie is verplicht het terrein/omgeving schoon op te leveren. Gebeurt dit niet dan worden de kosten die de gemeente maakt in rekening gebracht van de organisatie.

Met behulp van een goede tekening geeft u andere partijen een inzicht in uw ideeën voor het evenement. De tekening kunt u zien als basis voor het evenement. Als u alle onderdelen van het evenement intekent weet u zeker dat de opstelling past binnen het terrein. Aan de hand van de tekening kan iedereen de situatie overzien. De gemeente en adviseurs vanuit de veiligheidsregio kunnen zien waar alles wordt geplaatst. Dit helpt de adviseurs bij het opstellen van hun advies. Hulpdiensten weten met een calamiteit waar zij moeten zijn en hoe zij kunnen aanrijden. Hieronder is aangegeven wat er in een situatietekening en plattegrond opgenomen moet worden.

Als basis gebruikt u een bestaande plattegrond. Bijvoorbeeld Google Maps (externe link) of PDOK-viewer (externe link).

De tekening voldoet aan de volgende eisen:

• De tekening moet digitaal gemaakt zijn, dus geen potloodtekening.
• U levert een digitaal bestand aan, we stellen geen eisen aan het type bestand. U kunt bijvoorbeeld een jpg-bestand of pdf-bestand indienen.
• Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB, vanwege de uploadlimiet van onze systemen.

Op de tekening moet het volgende staan:

• de schaal: de tekening heeft minimaal een schaal van 1:100;
• een noordpijl;
• adres en ligging van het evenemententerrein;
• grenzen van het evenemententerrein (oppervlakte maten);
• aanrijroutes en opstelpost voor de hulpdiensten (ambulance, brandweer en politie);
• de toegang en de vluchtroute(s) met de breedte (aanrijdroutes en vluchtroutes dienen gescheiden routes te zijn);
• verzamelplaats;
• parkeergelegenheden;
• de af te leggen route bij wandel- en/of sportevenementen;
• locatie verkeersregelaars;
• wegafzettingen;
• locatie noodverlichting (indien openbare verlichting of daglicht niet voldoende is);
• een legenda: in de tekening zit een uitleg van de symbolen of kleuren waarmee u bepaalde zaken aanduidt.

Hoe maak ik een inrichtingstekening (binnen) van tent/en of gebouw?

Gebruikt u een tent en/of gebouw waar 50 personen of meer tegelijkertijd aanwezig zijn, dan is een inrichtingstekening nodig.

Met behulp van een goede tekening geeft u andere partijen een inzicht in uw ideeën voor het evenement. De tekening kunt u zien als basis voor het evenement. Als u alle onderdelen die worden geplaatst en de (nood)uitgangen intekent kan de brandweer berekenen hoeveel personen er daadwerkelijk in de tent en/of gebouw passen. Hieronder is aangegeven wat er op de inrichtingstekening moet staan.

De tekening voldoet aan de volgende eisen:

• De tekening moet digitaal gemaakt zijn, dus geen potloodtekening.
• U levert een digitaal bestand aan, we stellen geen eisen aan het type bestand. U kunt bijvoorbeeld een jpg-bestand of pdf-bestand indienen.
• Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB, vanwege de uploadlimiet van onze systemen.

Op de tekening staat in ieder geval:

• de schaal: de tekening heeft tenminste een schaal van 1:100;
• de maatvoering van de tent en/of ruimte in het gebouw (gebruiksoppervlakte in m2);
• hoogte vloeren (peil);
• locatie van bar(s) en stands waar etenswaren en drinken worden verkocht;
• locatie EHBO;
• vluchtroute aanduiding;
• breedte van de uitgangen van de tent en/of gebouw;
• locatie brandblussers.

Als uw evenement voldoet aan de onderstaande voorwaarden, hoeft u alleen een melding te maken:

• het is een doorstroom-evenement;
• er komen niet meer dan honderd personen;
• het evenement is tussen 13.00 en 23.00 uur;
• er is geen muziek te horen voor 13.00 uur of na 23.00 uur;
• het evenement is niet op de rijbaan, (brom)-fietspad, parkeerplaats of ergens anders waar het een belemmering is voor verkeer en de hulpdiensten;
• er worden alleen kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan tien vierkante meter per object;
• er is een organisator;
• de organisator heeft binnen vijftien werkdagen voorafgaand aan het evenement melding  gedaan aan de burgemeester.
• Voor de melding van een niet vergunning plichtig evenement heeft u wel een plattegrond nodig van het evenement. De handleiding hiervoor staat in bovenstaande veelgestelde vraag

Heeft u voor het evenement dranghekken, verkeersborden of verkeershesjes nodig? Deze kunt u van ons lenen:

We hebben een aantal AED’s beschikbaar voor evenementen. U kunt ons e-mailen als u een AED wilt lenen. Graag aangeven wanneer en hoelang u de AED wil gebruiken.

Evenement binnen:

• op vrijdag en zaterdag ligt het eindtijdstip op 01.30 uur;
• op zondag tot en met donderdag of met zondag gelijkgestelde feestdagen ligt het eindtijdstip op 00.30 uur;
• het geluid moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd;
• het uitschenken van alcohol en etenswaren moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd.

Evenement buiten:

• op vrijdag en zaterdag ligt het eindtijdstip op 00.30 uur;
• op zondag tot en met donderdag of met zondag gelijkgestelde feestdagen ligt het eindtijdstip op 23.30 uur;
• het geluid moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd;
• het uitschenken van alcohol en het verstrekken van etenswaren moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd.

Grote en risicovolle evenementen moeten voor 31 oktober van het voorafgaande jaar worden aangemeld. De hulpdiensten kunnen dan hun beschikbaarheid plannen. Als er veel grote evenementen tegelijk gepland staan, kan het gebeuren dat evenementen moeten verschuiven. Aan de aanmelding kunnen geen rechten ontleend worden.

Aanmelden groot evenement voor regionale evenementenkalender.

Om de risico’s vooraf goed in te schatten, wordt bij elke aanvraag van een evenement uitgegaan van een risicoscan.

Deze scan wordt door Veiligheidsregio en politie  gemaakt. Deze scan bepaalt in eerste instantie de zwaarte van het evenement en maakt daarbij onderscheid in drie categorieën A, B of C.

A,B of C op basis van risicoprofiel

Er worden veel verschillende soorten evenementen georganiseerd. Aan het ene evenement zijn meer risico’s verbonden dan aan het andere. Door evenementen in te delen in bepaalde categorieën is het mogelijk om hieraan een specifiek afhandelingsproces te koppelen. Vanuit het oogpunt van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op een fysieke leefomgeving, gevolgen voor het verkeer, klantgerichte dienstverlening, beperking van administratieve lasten en tegemoetkoming van de organisatoren is ervoor gekozen de vergunningsplichtige evenementen op te delen in categorieën.

De gemeente bepaalt de categorie en voert de risicoscan uit. Deze categorisering van evenementen is vooral van belang voor het niveau van advisering en multidisciplinaire voorbereiding als onderdeel van het vergunningstraject. Ook kan de categorisering handvatten geven voor vergunningsvoorwaarden en veiligheidsmaatregelen. Als uw evenement niet als vergunningsplichtig evenement wordt aangemerkt, dan volstaat een melding ‘klein evenement’.

Als uit de risicoscan blijkt dat het evenement een aandacht-evenement of een risico-evenement is, dan moet u een veiligheidsplan opstellen. Dit krijgt u van ons te horen. 

Download hier het invuldocument Veiligheidsplan.

Landelijk geldt de gebruiksmelding. Deze melding geldt voor het in gebruik nemen van verblijfsruimtes zoals een tent en open terrein in de volgende gevallen:

• in plaatsen waar zich 150 of meer personen tegelijkertijd bevinden;
• waar meer dan 10 personen overnachten;
• ruimtes waar verzorging wordt geboden aan meer dan tien kinderen tot 12 jaar en/of gehandicapten.

Voor brandveiligheid in gebouwen blijft het bouwbesluit gelden.

De melding brandveilig gebruik en basishulpverlening moet tegelijk met de aanvraag voor de evenementenvergunning bij ons worden ingeleverd.

Het kan zijn dat er nog extra voorwaarden worden bepaald, waaraan het evenement moet voldoen.

Download hier het Besluit brandveilig gebruik overige ruimten.

Op de website van officiële bekendmakingen vindt u de verleende evenementenvergunningen terug.

Er zijn geen kosten verbonden aan de aanvraag van een evenementenvergunning. Maar als er bijvoorbeeld alcohol wordt geschonken zijn er aan die ontheffing wel kosten verbonden. Kijk hier wat de kosten zijn voor een exploitatievergunning, ontheffing sluitingsuur of alcoholwetvergunning.

• Het is verboden om reclame te maken in de openbare ruimte. Hiervoor kunt u wel een ontheffing aanvragen.
• Het kan zijn dat u met de Wet Natuurbescherming te maken heeft. De Provincie is hiervoor het bevoegde gezag. In sommige gevallen moet u een ontheffing aanvragen. Dit doet u hier: https://www.odnhn.nl.
• Wij adviseren ook een Aansprakelijkheidsverzekering. U bent als organisator zelf verantwoordelijk voor alles tijdens het evenement.

Organiseert u een evenement dat openbaar toegankelijk is? Dan kunt u dit gratis aanmelden op de evenementenkalender van de Gemeente Hollands Kroon. Hiermee brengt u uw evenement extra onder de aandacht. We vermelden deze evenementen ook in onze tweewekelijkse inwonersnieuwsbrief.

Hoe meld ik mijn evenement aan?

1. Ga naar het aanmeldformulier om uw evenement door te geven.
2. Vul het formulier in met informatie zoals de datum, tijd, locatie, entreegelden, website en een korte beschrijving van het evenement. Lever ook een leuke foto aan dat kenmerkend is voor het evenement.  

Belangrijke aandachtspunten

Zorg ervoor dat uw evenement voldoet aan alle regels en vergunningen.