Schrijfstijl

Bedenk voordat je begint met schrijven dat je in gesprek bent met je lezer. Bekijk de situatie vanuit zijn of haar perspectief. Stel je lezer centraal. Schrijf dus niet ‘wij sturen u..’, maar ‘u krijgt…’.

Dus: Wij verzoeken u het formulier terug te sturen.
Wordt: Wilt u het formulier naar ons terugsturen? / Stuur het formulier aan ons terug.

En: Men kan een verzoek indienen…
Wordt: U kunt een verzoek insturen…

Schrijf niet vanuit een wet of regel. Leg juist uit wat die wet voor je lezer betekent.

De beslissing of je ‘u’ of ‘jij’ gebruikt hangt af van je lezer. Schrijf je naar een collega of goede relatie? Gebruik dan ‘je’ en ‘jij’. Schrijf je naar een inwoner of andere formele relatie? Dan gebruik je in de regel ‘u’. Let in het bijzonder op met je teksten voor de website en sociale media. Op onze website schrijven we namelijk ‘u’. Maar op sociale media gebruiken we ‘je’ en ‘jij’.

De gemeente is voor veel mensen ongrijpbaar en afstandelijk. Schrijf daarom zoveel mogelijk in de ik- en wij-vorm. Gebruik ‘ik’ als je zelf iets doet. Schrijf ‘wij’ voor de gemeente.

Dus: Wij zullen u hier in de loop van volgende week over bellen.
Wordt: Volgende week woensdag bel ik u hierover.

Dus: Hierin vraagt u de gemeente om informatie.
Wordt: Hierin vraagt u ons om informatie.

• In een informele brief. Dus niet in een beslissing of officiële afwijzing.
• Alleen in een ‘namens-brief’ of in een brief die je eindigt met ‘Met vriendelijke groet’.

In een brief van burgemeester en wethouders gebruik je altijd de wij-vorm.

Bedenk hoe je je tekst zo makkelijk en aantrekkelijk mogelijk maakt voor je lezer.

In je openingszin laat je merken dat je je inleeft in de situatie van je lezer. Zo open je origineel en staat je lezer direct centraal.

Dus: Naar aanleiding van uw evenementenaanvraag…
Wordt: U wilt een evenement organiseren.

Gebruik in je teksten woorden die je ook gebruikt wanneer je met iemand praat. Twijfel je over een woord in je brief of e-mail? Kijk dan eens op www.ishetb1.nl. Zo kom je er snel achter of het woord bekend genoeg is. Gebruik dus geen:

• vaktaal. Bedenk dat je lezer waarschijnlijk niet bekend is met onze procedures. Woorden als ‘ambtshalve’, ‘principeverzoek’ en ‘vigerend bestemmingsplan’ zijn te moeilijk. Gebruik daarom voor deze woorden gewone, alledaagse woorden. Kun je echt niet om een lastig woord heen? Leg het dan uit, zodat je lezer toch weet wat je bedoelt. Vind je het moeilijk om een synoniem te bedenken voor je vakwoord? Zie de woordenlijst voor suggesties.
• moeilijke of ouderwetse woorden. Schrijf bijvoorbeeld niet ‘conform’, maar ‘volgens’. Ook hiervoor kijk je in de woordenlijst. Zo zie je snel hoe je een ouderwets woord vervangt voor een modern woord.
• moeilijke afkortingen. Afkortingen vertragen het leestempo en niet iedereen kent ze. Bovendien klinken afkortingen ouderwets. En ze zijn makkelijk te vervangen door gewone woorden. Schrijf dus geen ‘t.a.v.’ maar gewoon ‘voor’. In twee gevallen kun je wel afkortingen gebruiken:

1. Sommige afkortingen maken de tekst juist makkelijker. De afkorting ‘Wlz’ voorkomt bijvoorbeeld dat je steeds ‘Wet langdurige zorg’ moet schrijven. Schrijf in dit soort gevallen de wet één keer uit met de afkorting tussen haakjes. Daarna gebruik je de afkorting. Dus: Wet langdurige zorg (Wlz).
2. Ook heel gangbare afkortingen kun je gebruiken. Die schrijven we met kleine letters, zonder punten. Bijvoorbeeld ‘bv’ of ‘btw’.

Schrijf dus niet eerst ‘vergoeding’ en daarna ‘compensatie’. Vaak is één van de woorden ook makkelijker dan het andere. Zoals hier. ‘Vergoeding’ is een betere keuze dan ‘compensatie’.

Data schrijven we zoveel mogelijk voluit: 14 november 2022. Wil je hem afkorten dan zo: 14-11-2022.

Tijden schrijven we zo: 9.00 uur of 14.00 uur. En van 7.00 tot 12.00 uur.

Tot en met twintig schrijven we getallen voluit (zeventien). Hetzelfde geldt voor hele honderdtallen (vierhonderd) en hele duizendtallen (twaalfduizend). Andere getallen schrijven we in cijfers. Bij getallen van duizend of meer zetten we een punt tussen het duizendtal en de rest (12.567). Noem je in een zin getallen onder en boven de twintig? Schrijf ze dan óf allemaal voluit óf allemaal in cijfers. Voor grafieken en tabellen geldt uiteraard: altijd in cijfers!

Bedragen beginnen altijd met een valutateken (€ voor euro’s). Na het valutateken komt een spatie, gevolgd door het bedrag. Na het duizendtal komt een punt (€ 13.476,50). Hele bedragen eindigen met een liggend streepje achter de komma (€ 12.000,-).

Telefoonnummers schrijven we zo:
0223 – 536 100
06 – 52 480 880
034 – 567 8900

Dubbele aanhalingstekens (“…”) gebruik je alleen voor citaten (iemand zegt iets).
Enkele aanhalingstekens (‘…’) gebruik je voor titels.

Zoals ‘maar’, ‘toen’, ‘daarom’, ‘want’, ‘als eerste’, ‘bijvoorbeeld’ of ‘ook’. Je mag je zinnen hier ook mee beginnen.

Vermijd dus zogenaamde ‘tangconstructies’. In zo’n zin staan woorden die bij elkaar horen ver uit elkaar. Zo snapt je lezer pas aan het einde van de zin wat je bedoelt.

Dus: Vrijdagavond vond, na lang overleg met omwonenden, de presentatie van het definitieve plan X plaats.
Wordt: Vrijdagavond is het definitieve plan X gepresenteerd. Hierover is lang overlegd met omwonenden.

Probeer zoveel mogelijk actief te schrijven. Dat betekent dat je woorden als ‘worden’, ‘kunnen’ en ‘zullen’ vermijdt. Zo maak je je tekst meteen persoonlijk en duidelijk.

Dus: Het formulier dient voor maandag te worden ingeleverd.
Wordt: Wilt u het formulier voor maandag inleveren?

En: Wij zullen hierover binnenkort een informatieavond organiseren.
Wordt: Hierover organiseren wij binnenkort een informatieavond.

Vaak is het makkelijk om je boodschap vaag te formuleren. Maar je lezer help je hier niet mee. Ook loop je het risico dat je lezer gaat nabellen of e-mailen. Wees daarom altijd zo concreet mogelijk.

Dus: Aan de uitvoering van dit project zijn de nodige kosten verbonden.
Wordt: Dit project kost € 40.000,-.

De toon van je tekst is belangrijk voor je lezer. Positief taalgebruik geeft een andere lading aan de boodschap van je brief. Ook als die boodschap misschien niet zo leuk is voor de lezer.

Dus: Op vrijdag zijn wij vanaf 16.00 uur gesloten.
Wordt: Op vrijdag zijn wij tot 16.00 uur geopend.

Dus: Wij verzoeken u de openstaande rekening binnen veertien dagen na dagtekening van dit schrijven te voldoen. Indien u in gebreke blijft, zijn wij genoodzaakt een incassobureau in te schakelen.
Wordt: Wilt u uw openstaande rekening voor 1 januari 2022 betalen? Zo voorkomt u extra kosten voor het inhuren van een incassobureau.

Bedenk je voordat je schrijft: wat zou ik zelf willen lezen? Geef extra informatie en nuttige tips.

Noem bijvoorbeeld niet alleen de naam van de contactpersoon van je lezer. Vermeld ook bij welk team die persoon werkt. En nog belangrijker: hoe je lezer hem of haar bereikt. Verwijs naar de website voor meer informatie. Geef ook aan waar op de website je lezer precies moet zijn. Liggen er stukken ter inzage? Leg uit waar je lezer deze vindt en tot wanneer.

Zo maak je je tekst een stuk persoonlijker. Breng je goed nieuws? Dan gebruik je woorden als ‘graag’, ‘succes’, ‘gefeliciteerd’ en ‘veel plezier’. Breng je slecht nieuws? Leef dan ook mee. Ook als het slechte nieuws door de gemeente komt. Begin je zin dan bijvoorbeeld met:

• “Jammer,…”
• “Ik kan mij voorstellen…”
• “Ik begrijp dat u…”
• “Om u toch te helpen…”

Bijvoorbeeld als er iets is misgegaan. Geef wel altijd uitleg. En vertel hoelang het ongemak duurt. Geef zo concreet mogelijk aan wat er komt of is gebeurd. Vermijd dus ‘wegens omstandigheden’ of ‘komende tijd’.

Voorbeeld:
Door ziekte in ons team is een achterstand ontstaan. Ik kan me voorstellen dat dat vervelend voor u is. Toch hoop ik dat u het begrijpt. Wij behandelen uw aanvraag binnen 2 weken.

Bekijk hieronder deze lijst met moeilijke woorden en de makkelijkere (B1) versie ervan.

Er zijn nogal wat moeilijke woorden als we over het klimaat spreken. Hier vind je een lijst met makkelijkere woorden en omschrijvingen.